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はじめに

  • 整理整頓の重要性: 整理整頓は、オフィス環境を整え、業務効率を向上させるために重要です。整理整頓されたデスクは、集中力を高め、物を探す時間を短縮します。

  • 整理の基本: 整理は「いるもの」と「いらないもの」を分け、「いらないもの」を捨てることです。トヨタの片づけ哲学では、明確な判断基準を持ち、不要なものを処分することが推奨されています。

  • 整頓の基本: 整頓は、必要なものを必要なときに取り出せるように配置することです。使う頻度に応じて物の置き場所を決め、定位置を設けることが重要です。

  • メリット: 整理整頓されたオフィスは、仕事に集中しやすくなり、物を探す時間を節約できます。また、仕事の処理能力を高めることにもつながります。

  • 習慣化のポイント: 整理整頓を習慣化するためには、終業時にデスクを整頓する習慣をつけることが効果的です。

整理整頓の基本 [1]

  • 整理整頓の定義: 整理は「いるもの」と「いらないもの」を分けること、整頓は必要なものを取り出しやすく配置することです。

  • トヨタの定義: トヨタでは、整理は「いらないものを捨てる」、整頓は「必要なものを必要なときに取り出せるようにする」と定義しています。

  • 整理整頓の目的: 整理整頓は、業務効率を向上させ、無駄な時間を削減するために行います。

  • 整理整頓の効果: 整理整頓された環境は、集中力を高め、ストレスを軽減します。

整理のコツ [1]

  • 判断基準の設定: 不要なものを捨てるために、明確な判断基準を持つことが重要です。

  • 物の分類: 物を「いま使うもの」「いつか使うもの」「いつまでたっても使わないもの」に分けます。

  • 期限の設定: 「いつか使うもの」には期限を設け、期限が過ぎたら処分します。

  • 決裁権の活用: 自分に処分の決裁権がない場合は、決裁権を持つ人と話し合いましょう。

整頓のコツ [2]

  • 使う頻度で配置: 物の置き場所は使う頻度で決め、頻繁に使うものは手の届く場所に置きます。

  • 定位置の設定: 物の定位置を決め、使ったら必ず元の場所に戻す習慣をつけます。

  • 共有物の管理: 共有物は定位置を決め、誰でもわかるように表示します。

  • 収納用品の活用: 収納用品を使って、物を整理しやすくします。

整理整頓のメリット [3]

  • 集中力の向上: 整理整頓されたデスクは、集中力を高め、仕事に集中しやすくなります。

  • 時間の節約: 物を探す時間が短縮され、業務効率が向上します。

  • 処理能力の向上: 整理整頓により、必要な情報を迅速に取捨選択できるようになります。

  • ストレスの軽減: 整理整頓された環境は、ストレスを軽減し、円滑な業務遂行を可能にします。

習慣化の方法 [3]

  • 終業時の整頓: 毎日の終業時にデスクを整頓し、デスク上をリセットする習慣をつけます。

  • ルールの設定: 整理整頓をルール化し、全員で共有することで、習慣化を促進します。

  • 定期的な見直し: 定期的に整理整頓の状況を見直し、改善点を探ります。

  • ツールの活用: 整理整頓をサポートするツールを活用し、効率的に進めます。

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