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Introduction

  • 手順1: スキャニングする書類を準備します。書類が適切に整理され、重要な情報が明確に表示されていることを確認します。

  • 手順2: 書類の枚数と対象年月を確認します。これは、情報の正確な整理と後の検索効率を高めるために重要です。

  • 手順3: 確認した情報を入力区分表に記載します。これにより、情報が体系的に整理され、簡単にアクセスできるようになります。

  • 重要性: 入力区分表の作成は、情報の整理・正確な管理に役立ちます。また、将来的な情報検索や電子帳簿保存法への対応にも貢献します。

入力区分表の役割 [1]

  • データ整理: 入力区分表は大量の情報を整理し、検索性を高めます。

  • 情報の一貫性: 統一されたフォーマットは情報の一貫性を保ち、エラーを減少させます。

  • データセキュリティ: 入力区分表は、適切な情報の保護とアクセス管理をサポートします。

  • 業務効率化: 情報が体系的に管理されているため、業務の効率が向上します。

  • 法的準拠: 電子帳簿保存法などの法令へのコンプライアンスを促進します。

必要な準備と確認事項 [1]

  • スキャン準備: 必要な書類を事前に整理し、スキャンしやすい状態にします。

  • 情報確認: 書類の枚数や確認すべき内容を確認し、漏れなく収集します。

  • 年月表示: 書類の対象年月を確認し、入力区分表に正確に記載します。

  • システム適用: 電子ツールを使用する場合、システムが適切に動作することを確認します。

  • トレーニング: 利用者が入力区分表の使用方法を理解するためのトレーニングを実施します。

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