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はじめに

• 定義: 稟議書は、自身の権限で決定できない事項について、社内で関係者の承認や決裁を得るための書類である。

• 必要性: 稟議書を用いることで、複数の部署と共通の認識を持ち、スムーズな情報共有と承認が可能になる。

• 主な用途: 新規取引先契約や備品購入、社員採用など、会社の経費を伴う決定が必要となる場面。

• 承認プロセス: 稟議書は社内で回覧され、複数の承認者からの承認を経て最終決裁を受ける。

• 稟議の意義: 会議を開かずに承認を得られることや、計画や合意内容を簡潔に共有することができる。

• 稟議と決裁の違い: 稟議は承認を得る手続きであり、決裁は最終的な判断を下す行為である。

稟議書の作成方法 [1]

• 日付記入: 稟議書は作成した日付を必ず記載すること。

• 起案者情報: どの部署の誰が稟議を起案しているかを明確にする必要がある。

• 件名の選定: 稟議内容が即座に理解できるように簡潔な件名を設定する。

• 具体的な内容: 具体的な稟議内容、目的、予算、想定効果を詳細に記載する。

• 添付書類: 必要書類（見積書、契約書等）を稟議書に添付する。

稟議と決裁の違い [2]

• 稟議の定義: 稟議は関係者から承認を得るための手続きを指す。

• 決裁の定義: 決裁は稟議書の内容に対して最終的な判断を下すこと。

• 手続きの流れ: 一般的に、稟議は「申請⇒承認⇒決裁」の流れで行われる。

• 直接決裁: 途中に承認を挟まないパターンも存在し、これを直接決裁と呼ぶ。

• 稟議が重要な理由: 定期的な会議を必要とせず、スムーズに承認が得られるため。

稟議書のメリット [1]

• 会議不要: 稟議書で承認を得られるため、従来の会議が不要。

• 時間短縮: 多くの関係者の合意を得る時間を短縮。

• 全体の流れの把握: 事案の進行状況を記録として残すことで、計画の進捗が明確になる。

• 定量的な改善: 稟議書の作成過程で意見が反映され、決定の精度が向上。

• 過去の履歴管理: 稟議書により誰がいつ何を承認したかの証拠として残る。

稟議書のデメリット [1]

• 時間と労力: 作成に時間がかかり、他の業務への影響。

• 承認待ち: 関係者が多くなるために、承認までに時間がかかる。

• 責任の曖昧さ: 複数の承認者がいるため、責任の所在が不明になる。

• 承認者不在のリスク: 結果として承認が滞る可能性。

• 電子化の必要性: 時間効率を上げるために電子化が進められている。

稟議書のテンプレート [1]

• テンプレート利点: 稟議書作成を簡素化し、抜け漏れを防ぐ。

• 目的に応じたフォーマット: 目的に沿ったテンプレートが用意され、用途別に使い分け。

• ダウンロード可能: 企業は多くの場合、既製のテンプレートを提供している。

• カスタマイズの柔軟性: 必要に応じてテンプレートをカスタマイズできる。

• 特定の項目例: 作成日、起案部署、件名、稟議内容など。

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