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はじめに

• お詫びメールの開始: 相手に対する感謝の意を示し、失礼を最小限に抑えるためのクッション言葉を用いる。

• 原因説明: ミスの具体的な理由を正直に説明し、相手に迷惑をかけたことを認識する。

• 再送付の詳細: 再度送付した請求書の情報 (例：請求書番号) と一緒に、対応の期限や新しい支払い予定日を明記する。

• 改善策の提示: 同じミスを繰り返さないための社内改善策や、スムーズな業務遂行を保証するための努力を示す。

• 謝罪の締めくくり: 改めての謝罪を述べ、関係の維持に努めることを明記する。

• 連絡窓口の明示: 問い合わせがしやすいように連絡先情報を明示し、迅速な対応を約束する。

請求書の再発行 [1]

• 再発行の要否: 請求書が未入金の場合、まずは取引先の担当者に連絡し、再発行が必要か確認する。

• 枝番をつける: 再発行する際は、請求書番号に枝番をつけて元の請求書と区別する。

• 支払期日の扱い: 再発行したからと言って、必ずしも支払期日が延長されるわけではない。契約内容を確認することが必要。

• 再発行の手続き: 新しい入金日が記載された請求書を発行する際は、相手の同意を得ること。

• 追跡の重要性: 請求書の送付ミス防止のため、入金管理のシステムを利用することが推奨される。

入金催促のポイント [2]

• 早めの連絡: 入金期日を過ぎる前に取引先に確認の連絡を入れることが重要。

• 柔らかい表現: 強い言葉を避け、配慮ある表現を心がける。

• クッション言葉の使用: お手数をおかけしますが、ご確認をお願いしますなどの言葉を添える。

• 行き違いを考慮: 自社の不備の可能性も考慮し、誤解を避けるためのお詫びを添える。

• 文面の確認: 送信前に内容を確認し、適切なタイミングで送るようにする。

振込遅延の原因 [1]

• 社内ミス: 請求書の送付忘れや発行ミス。

• 取引先の紛失: 取引先で請求書が紛失され、入金が遅れるケース。

• 資金繰り: 取引先の資金繰りが厳しいため意図的に遅延する場合。

• フォロー不足: 入金確認を怠ることが原因で、振込が遅れる場合。

• 契約不明確: 支払いに関する契約が曖昧なために生じる遅延。

取引先への連絡方法

• 第一接触: まずはメールや電話で、未入金について穏やかに問い合わせる。

• 段階的な連絡: 初回の連絡で反応が得られない場合、数日後に再度連絡。

• 直接会話のすすめ: 電話での直接会話は迅速で効果的な確認手段。

• 連絡内容: 自社の状況説明と取引先の状況把握を図る。

• 礼儀を忘れず: 丁寧な言葉遣いを心掛け、ビジネス関係を維持する。

注意すべきマナー [2]

• 礼儀正しさ: どんな状況でも、敬意をもち対応する。

• 時間の配慮: 連絡は就業時間内に限り、非常識な時間帯は避ける。

• メール文面の確認: 誤字脱字や失礼な表現がないか見直す。

• 感謝の表現: 相手の協力や時間に対する謝意を伝える。

• 対応の迅速さ: 問題が発生したらすぐに対応し放置しない。

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