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はじめに

• RFPとは: 提案依頼書のことで、システム導入や開発を企業が委託先に依頼する際に必要な書類です。自社の要件を正しく伝えるためのものです。

• 構成: 提案書には基本的に会社情報、プロジェクトの背景、現状の課題、目的、ゴールなどが含まれます。加えて、機能要件やプロジェクト体制などの詳細を記載します。

• 提案方針: 初めに提案方針を明確にし、一貫性を持たせる。読み手に提案の結論を伝え、具体的な内容へと進みます。

• 分担: 大規模な提案書の場合、章立て別に分担すると統一感が失われる可能性がある。中心的に作成する人物が必要です。

• 適切なページ数: 提案書の枚数は提案金額に比例しなく、内容の濃さが重要です。顧客が納得する品質を目指します。

RFPの目的 [1]

• 要件提示: 発注企業の要件を正確に伝え、適切な提案を引き出すための書類です。

• トラブル防止: 双方の認識のズレを防ぎ、スムーズなプロジェクト遂行を実現します。

• 選定プロセス: ベンダーの選定を効率化し、費用対効果の高い提案を獲得します。

• 透明性確保: 提案内容に関する透明性を高め、プロジェクトの信頼性を向上させます。

• コミュニケーション: 明確なコミュニケーション手段として機能し、双方の期待を調整します。

書き方の手法 [1]

• 概要: 自社の現状や課題、目指すべきゴールを明示します。

• 依頼内容: 受注側への具体的な要求を記載し、提案内容を促します。

• 選考の進め方: 提案書受取り後の選定基準とプロセスを説明します。

• 構成の工夫: 読み手の立場を考えた全体構成を工夫し、関心を引きます。

• 明確な記述: 各項目を明確かつ簡潔に記述することが重要です。

構成例 [1]

• 表紙: 会社名とプロジェクト名を明記し、RFPの目的を記述します。

• 目的: 提案書の全体像を伝え、プロジェクトの基本情報を示します。

• 背景: プロジェクト発足の理由を記載し、状況理解を促します。

• 課題: 現在の課題を具体的に示し、改善対象を明確にします。

• システム化の目的: 何を達成するためのシステムかを詳細に説明します。

提案書の分担 [2]

• 分担方法: 章立て別に作業を分担しすぎると統一感がなくなる恐れがあります。

• 中心作成者: 提案書の中心となる人物が一貫性を持たせて作成することが推奨されます。

• 作業分担: 単純作業は分担し、重要な提案書作成は中心に統括させます。

• 統一感確保: 作成者が中心となることで、一貫性と統一感を損なわないことが可能です。

• 品質管理: 提案書の品質を維持するため、作成における中心的な役割が重要です。

提案書の重要ポイント [2]

• 読み手の立場: 読み手の立場を考慮した提案書の構成が重要です。

• 明確な方針: 提案方針を明確にし、一貫性を持たせることが理解を促進します。

• 反応の取り込み: プレゼン中の反応を取り込み、提案内容を適切に説明します。

• 費用感: 提案の費用についてはプレゼンで先に伝えることが好ましい場合もあります。

• 章立て: 章立てを含めて作成することで、読み手の理解が促進されます。

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