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はじめに

• Teamsで既存のチャットグループに外部ユーザーを追加した場合、共有されているファイルやチャット履歴が新しいメンバーに共有されるかどうかは状況による。

• 新しいメンバーには、過去のチャット履歴や共有ファイルが即座に表示されないという仕様で、外部ユーザーが追加された場合は特に慎重なポリシーが適用されることがある。

• ファイルの共有については、Teamsのチャットから共有されたファイルはSharePointやOneDriveに保存され、これらのプラットフォームの共有設定に依存する。新しいメンバーにアクセス権を与える必要がある。

• Microsoftのサポートページによると、外部ユーザーを含む全ての新しいメンバーに対しては、最小の保持ポリシーが適用されることがあり、組織のポリシー次第で内容が異なる。

• Teamsを使ってファイルを共有する際は、セキュリティとアクセス権の管理が重要であり、必要に応じて個別に設定することが重要。

ファイル共有の保存先 [1]

• 共有したファイルの保存先: Teamsチャットから共有したファイルはSharePointまたはOneDriveに保存される。

• チームチャットの場合: SharePointのチームサイト内の"ドキュメント"に保存される。

• プライベートチャットの場合: 投稿者のOneDriveに保存される。

• 保存先の選択: ファイルを共有する際に保存先を選択することができる。

• チャネル毎の管理: 複数のチャネルを作成し、情報共有の範囲を絞ることが可能。

アクセス権の設定 [2]

• アクセス権の重要性: 外部ユーザーへのアクセス権を適切に管理することが重要。

• 設定方法: ファイルやフォルダの共有時にアクセス許可を設定。

• 直接アクセス権: 特定のユーザーに直接アクセス権を付与可能。

• 編集可能性の設定: 「編集可能」を「表示可能」に変更することもできる。

• アクセス範囲: 多様な共有オプションを提供（すべてのユーザー、特定のユーザーなど）。

セキュリティとポリシー [1]

• 最小のアイテム保持ポリシー: 外部ユーザーを加える際に適用される場合があり、企業のポリシーで異なる。

• データ漏洩リスク: 共有チャネル機能を利用して組織外のユーザーと協同作業する際にリスクが上昇。

• 暗号化機能: Teamsにはデータ保護のための暗号化が施されているが、追加の対策が推奨される。

• アクセス権見直し: 必要に応じて定期的なアクセス権の見直しを勧める。

• パスワード保護: ファイルやフォルダにパスワードを設定してセキュリティを強化。

共同編集の方法 [1]

• 共同編集開始手順: 「ファイルタブ」や「ファイル」で編集したいファイルを選び編集をクリックする。

• リアルタイム編集: 他のメンバーが変更した内容がリアルタイムで反映。

• サポートされるファイル形式: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Visio。

• チェックアウト状態: 編集中の制限であるため、チェックインが必要。

• 外部ユーザーとの連携: 「共有チャネル」により外部ユーザーとのコラボレーションが可能。

セキュリティリスク [1]

• 情報漏洩の危険: 外部ユーザーを含むファイル共有により情報漏洩のリスクが増加。

• ローカル保存のリスク: ダウンロードによるローカル端末での保存でセキュリティが低下。

• ウイルス感染の危険: デバイスがウイルス感染した場合のセキュリティリスク。

• 盗難のリスク: デバイスが盗難に遭った際の情報損失リスク。

• クラウド利用の推奨: 常にクラウドリンクを使って編集作業を行うことを勧める。

トラブルシューティング [1]

• アクセス権がない: 対象ファイルにアクセス権を付与し直す必要がある。

• 編集権限の制約: 「チェックアウト」状態の解除を待つ。

• ファイル形式の制約: サポートされていない形式でファイルが存在する可能性。

• ネットワーク問題: ネットワーク接続の確認を行う。

• Teams設定の見直し: 認証や設定の問題を確認する。

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