AI Meeting Notes

Apa itu Catatan Rapat AI?

Genspark Catatan Rapat AI adalah alat catatan rapat AI pertama di dunia untuk Apple Watch, juga tersedia di iOS, Android, dan Web. Cukup ketuk dua kali pada Apple Watch Anda atau ketuk sekali pada ponsel untuk mengubah rapat apa pun menjadi catatan rapat yang komprehensif dan profesional secara instan.

Pelajari lebih lanjut di postingan blog Catatan Rapat AI.

Panduan Cepat

1. Buka aplikasi Genspark dan masuk ke Catatan Rapat AI.
2. Ketuk Hubungkan Kalender untuk menghubungkan Google Calendar atau Outlook Anda — ini memungkinkan aplikasi menampilkan rapat mendatang dan mengaktifkan Meeting Bot untuk bergabung secara otomatis.
3. Ketuk + Baru untuk mulai merekam. Saat rapat selesai, ketuk Akhiri untuk menghasilkan catatan Anda.
4. Sistem secara otomatis menganalisis rekaman dan menghasilkan catatan rapat beserta transkrip lengkap. Anda kemudian dapat mengajukan pertanyaan kepada AI tentang konten rapat.

Catatan Rapat AI tersedia di web, aplikasi seluler, dan Apple Watch.

Panduan Fitur & Cara Penggunaan

Merekam Rapat

• Dukungan bahasa: Semua bahasa utama didukung.
• Durasi perekaman: Tanpa batas waktu.
• Sumber audio: Merekam melalui mikrofon perangkat saja (audio sistem tidak didukung).
• Gangguan perekaman: Perekaman otomatis dilanjutkan jika terganggu. Jika aplikasi tertutup, buka kembali atau ketuk Lanjutkan untuk melanjutkan dari titik terakhir.
• Menghasilkan catatan: Ketuk End untuk mengunggah. Biarkan aplikasi tetap terbuka hingga progres melewati 50% untuk menghindari kegagalan pengunggahan.
• Jika pembuatan gagal: Di web, klik tombol Resume pada entri perekaman untuk mengunggah ulang. Di seluler, buka kembali aplikasi untuk mencoba ulang secara otomatis. Di Apple Watch, geser ke kiri pada entri dan ketuk ikon telepon untuk menghasilkan ulang.
• Impor audio: Tersedia di aplikasi seluler dan web.
• Catatan langsung: Selama perekaman, Anda dapat mencatat di kotak input catatan kapan saja — catatan tersebut akan digunakan sebagai konteks tambahan saat menghasilkan ringkasan rapat Anda.

Manajemen Catatan Rapat

• Edit catatan: Klik di mana saja pada area catatan rapat untuk mengedit (undo dan riwayat versi belum didukung di versi saat ini).
• Salin transkrip: Transkrip tidak dapat diedit secara langsung, tetapi Anda dapat menyalin seluruh konten dengan satu klik.
• Hapus rekaman: Di seluler, geser ke kiri pada entri dan pilih Hapus. Di desktop, klik menu tiga titik (⋯) di sebelah kanan entri dan pilih Hapus.
• Chat: Ajukan pertanyaan kepada AI tentang konten rapat Anda. Respons muncul di aliran chat dan tidak akan menimpa catatan rapat asli Anda.
• Pencarian: Kotak pencarian di halaman utama mencari di semua judul dan ringkasan rapat. Di dalam transkrip, Anda dapat mencari kata kunci tertentu dan melompat ke posisi kemunculannya.

Berbagi & Ekspor

• Berbagi dengan peserta: Setelah rapat selesai, buka bagian Peserta di halaman detail catatan rapat dan klik Bagikan dengan X peserta — sistem akan secara otomatis mengirim catatan melalui email ke semua peserta.
• Ekspor ke Google Docs: Kirim catatan atau transkrip lengkap ke Google Doc baru; tautan siap dibuka; autentikasi satu kali yang hanya mencakup file yang dibuatnya.
• Berbagi melalui email: Anda juga dapat mengetik "send email to [email protected]" di kotak chat, dan sistem akan mengirim catatan melalui email tim Genspark ([email protected]).
• Bagikan tautan: Buat tautan yang dapat dibagikan — atur Akses Umum ke "Siapa pun dengan tautan," atau undang anggota tim tertentu melalui email, lalu salin dan bagikan tautannya.
• Simpan sebagai PDF: Ekspor catatan Anda sebagai PDF, cocok untuk dicetak atau diarsipkan.
• Simpan ke Notion: Jika Anda telah menginstal Notion, Anda dapat menyimpan catatan rapat ke Notion dengan satu klik.

Apple Watch

• Persyaratan sistem: watchOS 10.0 atau lebih baru.
• Instalasi: Setelah menginstal aplikasi Genspark di iPhone Anda, aplikasi Watch akan otomatis terpasang di Apple Watch Anda. Jika tidak, instal secara manual dari bagian Available Apps di aplikasi Watch di iPhone Anda.
• Merekam rapat: Buka aplikasi Genspark di Apple Watch Anda dan ketuk untuk mulai merekam. Anda dapat berpindah aplikasi atau mematikan layar selama perekaman — perekaman tetap berjalan di latar belakang. Setelah selesai, ketuk untuk menghentikan, dan rekaman akan otomatis disinkronkan ke iPhone dan web Anda.

Meeting Bot & Integrasi Kalender

Meeting Bot adalah asisten AI yang secara otomatis bergabung ke rapat online Anda, merekamnya, dan menghasilkan catatan rapat saat selesai — tanpa langkah manual yang diperlukan.

Langkah 1 — Hubungkan kalender Anda. Ketuk Connect Calendar di layar utama Catatan Rapat AI untuk menghubungkan Google Calendar atau Outlook Anda (jika belum dilakukan). Setelah terhubung, bagian Coming up akan menampilkan rapat publik Anda untuk tiga hari ke depan (acara pribadi tidak termasuk).

Langkah 2 — Aktifkan Auto-join.

• Klik tombol pengaturan di pojok kanan atas, masuk ke Settings → AI Meeting Notes.
• Di bawah Meeting Bot, aktifkan Auto-join.

Dengan Auto-join aktif, Meeting Bot akan secara otomatis bergabung dan merekam semua rapat kalender yang terdeteksi memiliki tautan rapat. Anda juga dapat memulainya secara manual untuk rapat tertentu — cukup ketuk rapat di bagian Coming up dan tekan Join Meeting.

Pengaturan tambahan:

• Nama bot: Sesuaikan nama yang ditampilkan di ruang rapat — defaultnya adalah "Genspark Meeting Bot".
• Tentang nama Bot: nama dapat terdiri dari maksimal 50 karakter. Nama ini diterapkan saat Meeting Bot disiapkan untuk sebuah rapat, sehingga perubahan berlaku untuk rapat yang belum diikutinya.
• Platform yang didukung: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, GoToMeeting.
• Credits: Merekam dengan Meeting Bot menggunakan Credits, ditagih berdasarkan durasi perekaman aktual.

Catatan: Meeting Bot hanya dapat bergabung ke rapat yang menyertakan tautan rapat di undangan kalender. Jika tidak ada tautan di undangan, Bot tidak akan dapat bergabung secara otomatis.

Auto-share

Saat diaktifkan, Auto-share secara otomatis mengirim catatan rapat melalui email ke semua peserta segera setelah rapat selesai — tanpa langkah manual yang diperlukan.

Untuk mengaktifkannya: masuk ke Pengaturan → Catatan Rapat AI dan aktifkan Auto-share.

Pengaturan Bahasa

Ada dua pengaturan bahasa terpisah di Catatan Rapat AI, dan keduanya bekerja secara independen:

1. Bahasa transkrip. Transkrip selalu terdeteksi secara otomatis berdasarkan apa yang benar-benar diucapkan. Transkrip secara akurat mencerminkan ucapan yang sebenarnya — bahkan dalam rapat multibahasa di mana peserta berganti-ganti bahasa, transkrip akan menangkap setiap bahasa sesuai yang terdengar.

2. Bahasa catatan rapat. Bahasa catatan akhir Anda dikontrol secara terpisah, melalui Pengaturan → Catatan Rapat AI → Bahasa Catatan:

• Deteksi otomatis (default): AI membaca transkrip dan menghasilkan catatan dalam bahasa dominan transkrip. Anda tidak perlu mengonfigurasi apa pun — ini bekerja secara otomatis.
• Pilihan manual: Jika Anda memilih bahasa tertentu, catatan akan selalu dihasilkan dalam bahasa tersebut terlepas dari bahasa apa yang digunakan dalam rapat.

Pemecahan Masalah

Mengapa rekaman saya membutuhkan waktu lama untuk diproses?

Kemungkinan penyebab:

• Koneksi jaringan tidak stabil selama pengunggahan
• Aplikasi ditutup sebelum pengunggahan selesai
• Server sedang menangani volume permintaan yang tinggi

Yang harus dilakukan:

• Untuk mencegah ini: Pastikan Anda memiliki koneksi yang stabil sebelum mengunggah, dan biarkan aplikasi tetap terbuka hingga progres melewati 50%.
• Jika sudah gagal: Periksa koneksi Anda dan buka kembali Meeting Notes untuk memicu pengunggahan ulang.

Apa yang harus saya lakukan jika tidak ada suara setelah merekam di web?

Penyebab: perangkat mikrofon yang salah terpilih.

• Pastikan Anda telah memilih mikrofon yang benar sebelum mulai merekam.
• Periksa gelombang audio segera setelah memulai — seharusnya menunjukkan aktivitas.
• Jika tidak ada gelombang, hentikan perekaman, ganti mikrofon Anda di pengaturan browser, dan coba lagi.

Mengapa Meeting Bot tidak bergabung ke rapat saya?

Periksa hal-hal berikut:

• Apakah kalender Anda sudah terhubung (Google Calendar atau Outlook)?
• Apakah Auto-join sudah diaktifkan di Pengaturan?
• Apakah undangan kalender menyertakan tautan rapat (Zoom, Google Meet, Teams, dll.)?
• Apakah Anda memiliki cukup Credits di akun Anda?

Jika semuanya sudah benar, coba putuskan dan hubungkan kembali kalender Anda.

Rapat saya di "Coming up" hilang dan Meeting Bot berhenti bergabung otomatis. Apa yang terjadi?

Kemungkinan koneksi kalender Anda telah kedaluwarsa. Integrasi kalender, terutama Outlook, menggunakan token akses dengan masa berlaku terbatas. Saat token kedaluwarsa, Genspark tidak lagi dapat membaca kalender Anda, sehingga bagian Coming up menjadi kosong dan Meeting Bot berhenti bergabung secara otomatis.

Untuk memperbaikinya, buka Catatan Rapat AI → Connect Calendar, putuskan kalender Anda saat ini, lalu sambungkan kembali. Setelah tersambung lagi, rapat mendatang Anda seharusnya muncul kembali di bagian Coming up dan Meeting Bot akan kembali bergabung otomatis.

Mengapa saya menerima email "Perekaman rapat gagal"?

Genspark mengirimkan email ini ketika sebuah rapat tidak dapat direkam. Penyebab utamanya adalah:

• Bot Rapat mengalami kesalahan saat merekam.
• Bot Rapat menunggu di ruang tunggu hingga waktu habis, atau tidak ada rekaman yang dihasilkan.
• Akun Anda tidak memiliki kredit yang cukup.

Anda menerima email ini satu kali per rapat dan per penyebab dalam rentang 30 menit, sehingga percobaan ulang yang berulang tidak akan memenuhi kotak masuk Anda.

FAQ

Bisakah saya mengunduh file audio asli?

Untuk melindungi privasi pengguna, Genspark tidak menyimpan atau menyediakan akses ke file audio asli. Hanya teks transkrip dan catatan rapat yang tersedia.

Bisakah saya menggunakan lebih dari satu Bot Rapat?

Setiap orang mendapatkan satu Bot Rapat per tautan rapat. Rapat yang berbeda dapat berlangsung secara bersamaan, dan tidak ada batas per akun mengenai jumlah rapat yang dapat diikuti Bot Rapat. Setiap rapat menghasilkan catatannya sendiri. Tidak ada ringkasan gabungan untuk beberapa rapat.

Kapan Meeting Bot meninggalkan rapat?

Meeting Bot akan keluar dengan sendirinya dalam kasus-kasus berikut:

• 60 detik setelah semua peserta lain keluar.
• 15 menit setelah bergabung jika tidak ada orang lain yang bergabung.
• 18 menit berada di ruang tunggu jika tidak pernah diizinkan masuk.
• Sekitar 30 menit setelah bergabung jika hanya tersisa bot. Bot pencatat lainnya dihitung sebagai peserta, sehingga Meeting Bot mungkin tetap berada dalam panggilan setelah orang terakhir keluar, hingga batas waktu ini tercapai. Inilah sebabnya kasus pertama tidak selalu berlaku.

Untuk mengeluarkan Meeting Bot lebih cepat, keluarkan bot tersebut dari panggilan melalui aplikasi rapat Anda.

Bagaimana rapat dikenai biaya di Catatan Rapat AI?

Rekaman langsung, rekaman Meeting Bot, dan rekaman yang diunggah ditagih berdasarkan durasi rekaman sebenarnya, per menit audio. Pada paket berbayar, penggunaan gratis hingga batas harian 24 jam audio per hari (UTC) dan dikenai biaya jika melebihi batas tersebut.